Mi az a virtuális asszisztencia?

 A wikipedia szűkszavúan, de lényegretörően magyarázza el ennek a nem is olyan újkeletű, de kétségkívül mostanában nagyon felkapott szolgáltatásnak a lényegét:

 “A virtuális asszisztens egy gyűjtőfogalom, amit azokra a magasan képzett szakemberekre használunk, akik virtuálisan, a távolból, segítenek vállalkozásoknak, támogatják azok működését. A virtuális asszisztensek szakosodhatnak képzettségüknek, tapasztalatuknak, érdeklődési körüknek megfelelően.”

Azaz. Van egy vállalkozásod.

Lehet, hogy egy főben, magad viszed, miközben feleség, anyuka, óvónéni, szakács, takarítónő vagy.

Éjjel dolgozol vagy hajnalban, mert tudod, hogy nem elég, hogy szép babákat varrsz, szappanokat/ékszereket/természetes kozmetikumokat készítesz, jelen kell lenned az online világban is, a potenciális vevőidnek látniuk kell téged.

De mikor?

Nincs időd rá, hogy csaliterméket csinálj, hírlevél-listát építs, hírleveleket küldj, naponta posztolj a létező összes közösségi felületre.

Vagy ha még tudnál is szorítani időt rá, nem tudod, hogyan kell.

Az is lehet, hogy egy közepes-nagyobb céget irányítasz, de olyan sok a “papírmuka”, azaz a mindenféle egyéb tevékenység, amit mellette csinálni kell, hogy nem vagytok elegen minderre.

Ekkor jönnek képbe a virtuális asszisztensek.

Megcsinálnak helyetted minden olyan munkát,

• amire nincs időd
• nem vagy a legjobb benne, nem tudod, hogy kell,
• cégvezetőként egyszerűen nem neked kell(ene) foglalkoznod vele!

És mivel a virtuális asszisztensek is különféle feladatokra vagy típusú vállalkozásokra “szakosodnak”, könnyen találsz olyan segítséged, aki pont neked tud majd segíteni. 

Távolról, otthonról segítenek neked szövegeket írni, webshopba termékeket feltölteni, számlázni, kimutatásokat készíteni, prezentációkat előkészíteni, sőt, ha szeretnéd, tartja a kapcsolatot az ügyfelekkel, levelezik helyetted, karban tartja a naptáradat, de akár a nyaralásodat is megszervezi.
Azaz egy online személyi asszisztensként, egy független pénzügyesként-könyvelőként, egy független ügyfélszolgálatosként, de akár üzleti tanácsadóként is gondolhatsz ránk. Lehetünk a szövegíróid, a virtuális titkárnőid, a projektmenedzsereid. Attól függ, miben van szükséged a segítségre.

Miért jó, ha virtuális asszisztenst vagy virtuális menedzsert foglalkoztatsz egy alkalmazottal szemben?

Nem neked kell a járulékainkat fizetned utánunk: megbízásos alapon “alvállalkozóként” számlázunk neked.

 Csak annyi munkánkat fizeted ki, amennyit ténylegesen elvégeztünk neked. Rugalmas, átlátható, ellenőrizhető. Lehet, hogy csak alkalmilag van szükséged egy kis segítségre.

Az is lehet, hogy rendszeresen adnál feladatot, vagy egy nagyobb projekthez kell a segítségünk. Te döntöd el, közösen alakítjuk ki az akár havonta változó kereteket.

A saját szoftvereinkkel dolgozunk, így nem neked kell biztosítanod a számítógépet, a programokat, az íróasztalt, a kávénkat.

Nem kell fizetned a kávészüneteinket és az időt, amit a munkahelyen Facebookozással töltenénk (akkor sem töltenénk, de hallottam már, hogy valaki valamikor csinált ilyet). Csak annyi munkaórát fizetsz, amennyit tényleg dolgoztunk neked. A legtöbb virtuális asszisztens ügyes programokkal méri a munkára fordított időt, ez alapján készít egy kimutatást, ami az elszámolás alapja lesz.

Megcsináljuk helyetted azokat a feladatokat, amiket nem szeretsz vagy nem “esik kézre”. Neked csak azzal kell foglalkoznod, amihez a legjobban értesz: a termékeddel vagy szolgáltatásoddal. 

Leveszünk a válladról sok feladatot, így nemcsak a tényleges munkádra lesz több időd, de a családodra vagy a hobbidra is. 

Miben tud segíteni egy virtuális asszisztens?

 A területek és a feladatok sora szinte végtelen, de azért egy nagyjábóli csoportosítással érthetőbb lesz.

(Kérlek, vedd figyelembe, hogy mind a lentiekben én nem tudok segíteni, de köverítettel, amiben számíthatsz rám!:)

 A virtuális asszisztens lehet

• ÁLTALÁNOS ASSZISZTENS
• MARKETINGES
• ÜZLETI TANÁCSADÓ
• VIDEÓ/AUDIO VÁGÓ
• SZÖVEGÍRÓ
• WEBFEJLESZTŐ
• GRAFIKUS
• SZEMÉLYI ASSZISZTENS
• PROJEKTMENEDZSER

 Nézzük feladatokra lebontva.

 ÁLTALÁNOS és SZEMÉLYI ASSZISZTENS

 Általános asszisztencia

1. Emailek kezelése, csoportosítása, megválaszolása, továbbítása
2. CRM vagy adatbázisok frissítése, karbantartása
3. Fizikai levelek nyomtatása, címzése, postázása
4. Naptár karbantartása, hívások ütemezése, megbeszélések szervezése, egyeztetése
5. Utazások megszervezése, repjegy-és szállásfoglalás
6. Ügyintézés (személyes vagy online): hivatalokban, alvállalkozókkal, megbízókkal

 Adatok, file-ok, szervezés

1. Dropbox/Google Drive/egyéb felhők kezelése, rendben tartása, szortírozás
2. Adatbevitel saját szoftverekbe, excelbe
3. Űrlapok, kérdőívek, táblázatok kezelése
4. Prezentációk, előadások összeállítása
5. PDF dokumentumok kezelése (átalakítás, szerkesztés, összefűzés, kódolás, levédés, stb.)

 Adminisztráció, szöveg- és videókezelés

1. Videók, audio anyagok szöveges átírása
2. Ebook, tananyagok, hosszabb szövegek szerkesztése
3. Online találkozókról feljegyzések, emlékeztetők, összefoglalók megírása és szétküldése
4. Jelentések, riportok készítése
5. Piackutatás
6. Konkurenciamonitorozás
7. Adatbányászat, “lead generation”
8. Blogok szerkesztése, formázása, időzítése
9. Közösségi kommentek, blog kommentek szűrése, kezelése, megválaszolása
10. Képek, címkék, kulcsszavak tervezése, beillesztése a posztokhoz, blogokhoz
11. Videók feltöltése, címkézése

 Pénzügyek

1. Kimutatások készítése
2. Számlázás
3. Számlák kiküldése
4. Követelésbehajtás
5. Befizetések rendezése

 HR

1. Lehetséges munkatársak, alkalmazottak felkutatása, előszűrése
2. Kapcsolattartás fejvadász cégekkel
3. Interjúk egyeztetése
4. Munkaidő-nyilvántartás, jelentések

MARKETINGES

1. Közösségi posztok
• megírása
• szerkesztése
• időzítése
• utánkövetése
2. Kampányok megtervezése, megvalósítása
3. Hirdetések összeállítása: online és offline
4. Twitter, Pinterest, Facebook csoportok, Instagram oldal létrehozása, beállítása
5. Teljeskörű Pinterest marketing
6. LinkedIn profil szerkesztése, kezelése
7. YouTube csatorna létrehozása, kezelése, monitorozása
8. Email-lista létrehozása, kezelése
9. Csalitermék készítése, kezelése
10. Hírlevelek
• megírása
• szerkesztése meglévő szövegből
• feltöltése, ütemezése
• jelentései, utánkövetés
11. SEO audit és teljeskörű felügyelet
12. Kulcsszókutatás
13. Linképítés
14. PR anyagok készítése, kapcsolattartás a sajtóval, sajtónyilatkozatok szétküldése
15. Keresztmarketing/influenszer együttműködések előkészítése, menedzselése

 VIDEÓ/AUDIO VÁGÓ

1. Podcastok vágása, szerkesztése
2. Hanganyagok szerkesztése
3. Videók vágása, szerkesztése, utómunka
4. A fenti anyagok feltöltése a megfelelő csatornákra, közzététel, promotálás, beágyazás

 SZÖVEGÍRÓ

1. Weboldal szövegeinek a megírása
2. Termékleírások készítése
3. Hírlevelek írása
4. Közösségi posztok megírása
5. Blogírás
6. Leírás készítése videós és hanganyagokhoz
7. Fizetett hirdetések szövegezése
8. Események leírása, meghívók megírása
9. Prezentációk készítése
10. Videós anyagok szkriptjeinek a megírása
11. Sajtóanyagok megírása

ÜZLETI TANÁCSADÓ

1. Brand audit
2. Branding tanácsadás
3. Workflow tanácsadás, felépítés
4. Marketing kampányok megtervezése
5. Marketing-terv készítése
6. Pénzügyi terv készítése

WEBFEJLESZTŐ

1. Honlap felépítés (pl. WordPress, Wix. stb.)
2. Domain, tárhely rendelés, ügyintézés, beállítás
3. Email beállítások
4. Honlap karbantartás
5. Hibaelhárítás
6. Honlapok, langing page-ek elkészítése
7. Témák testreszabása
8. Pluginok felkutatása, testreszabása, beállítása
9. CRM felépítése, beállítása
10. Online fizetési lehetőségek beállítása webshopokhoz, honlaphoz
11. Általános karbantartás

GRAFIKUS

1. Logótervezés
2. Szóróanyagok szerkesztése
3. Tananyagok, ebook szerkesztés
4. Hirdetések megtervezése
5. Branding anyagok megtervezése (névjegykártya, szórólapok, plakátok, molinók, stb.)

Természetesen a lista nem teljes, a végtelenségig lehetne sorolni, mi mindenben tud neked segíteni egy virtuális asszisztens vagy menedzser.

Kinek van szüksége virtuális asszisztensre?

 A virtuális asszisztencia szolgáltatásokat vagy asszisztenseket meg tudjuk különböztetni aszerint is, hogy milyen területre specializálódtunk.

Vannak, akik kifejezetten

• könyvelőknek,
• fejvadászoknak,
• ingatlanosoknak,
• startupoknak,
• kreatívoknak,
• tech cégeknek,
• kézműveseknek,
• KKV-knak,
• webshopoknak,
• fizikai üzleteknek,
• üzleti tanácsadóknak,
• coachoknak,
• jógaoktatóknak, személyi edzőknek,
• és sok-sok más típusú vállalkozásnak
  segítenek.

 Jóban leszel velem, ha gyerekekkel, művészetekkel- kézművességgel, könyvekkel, egészséggel, sporttal,  mentális egészséggel, borokkal, ételekkel foglalkozol. Én is. 20+ éve. 

Te melyik vagy közülük? Segíthetek neked?